Markkinoinnin suunnittelu: esimerkki Valoa-hankkeen infotilaisuudet

Case: VALOA-hankkeen infotilaisuudet Lapin matkailualan ja muille työantajaorganisaatiolle kesäkuussa 2011

Infotilaisuuden kuvaus ja tavoite

VALOA- hanke järjesti infotilaisuuksia (5 kpl) Lapin matkailualan ja muille työnantajaorganisaatioille kesäkuussa 2011. Tiedotustilaisuuden nimenä oli ”Kilpailukykyä kansainvälisellä osaamisella”. Tilaisuudet järjestettiin eri puolella Lappia matkailuyrittäjien toiminta-alueilla: Ylläksellä, Muoniossa, Levillä, Pyhä-tunturilla ja Saariselällä.

Tilaisuuksien tavoitteena oli jakaa tietoa seuraavista teemoista ja rohkaista yhteistyöhön alueen korkeakoulujen kanssa:

  • miten kansainvälisten opiskelijoiden osaamista voi hyödyntää omassa yritystoiminnassa
  • minkä alojen opiskelijoita Lapin korkeakouluissa opiskelee (mm. vieraskieliset koulutusohjelmat KTAMK ja RAMK, lyhyet maininnat myös muista tutkinnoista)
  • miten toimia, jos haluaa korkeakouluopiskelijan harjoittelijaksi/työntekijäksi tai tekemään opinnäyte-/projektityötätietoa
  • VALOA-hankkeesta ja sen tavoitteista sekä ennakkomarkkinointia hankkeen tuottamasta työnantajien työkalupakista

Lisäksi tilaisuuksiin oli varattu aikaa yhteiselle keskustelulle.

Ennakkovalmistelut

Tiedotustilaisuuksien valmistelu aloitettiin noin neljä kuukautta etukäteen. Valmisteluvaiheessa määriteltiin tilaisuuksien tavoite, kohderyhmä, markkinointikanavat, palautteen keruu/arviointi ja aikataulu. Esityksiä varten kerättiin ajankohtaista tietoa Lapin alueen korkeakoulujen vieraskielisistä koulutusohjelmista ja haastateltiin henkilökuntaa (tässä tapauksessa matkailun vieraskielisestä koulutusohjelmasta vastaavaa henkilöä). Tavoitteeksi otettiin käytännönläheinen esitystapa. Esimerkiksi esityksiin koottiin valmistuneiden ammattinimikkeitä. Lisäksi valmisteltiin A4-kokoa oleva esite, jossa ilmeni lyhyesti korkeakoulujen rekrytointikanavat sekä yhteystiedot.

Aikatauluun ja reittisuunnitelmiin pohjautuen valittiin ja varattiin kokoustilat.

Tiedottaminen

Tilaisuuksista tiedotettiin lehti-ilmoituksilla, matkailu- ja yrittäjäjärjestöjen kanavien kautta sekä henkilökohtaisilla kutsuilla.

Tilaisuuden kulku ja sisältö

Infotilaisuus aloitettiin esittäytymällä sekä kertomalla meneillään olevasta projektista. Kuulijoille esiteltiin selkeästi vieraskieliset koulutusohjelmat ja kerrottiin tiiviisti minkä alan opiskelijoita korkeakouluista valmistuu. Lisäksi kerrottiin erilaisista yhteistyömahdollisuuksista: harjoittelu, projektityöt ja opinnäytetyöt.

Korkeakoulujen rekrytointiväylistä esiteltiin Aarresaari, JobStep, ura- ja rekrytointipalvelut sekä mahdollisuuksista ottaa yhteyttä suoraan hankkeen yhteyshenkilöihin ja/tai koulutusaloille. Työnantajat ottivat hyvin vastaan esitellyt korkeakoulujen rekrytointiväylät ja heistä osa käyttikin väyliä suhteellisen nopeasti (JobStep, Rovaniemen ammattikorkeakoulun urapalveluja sekä Lapin yliopiston työelämä- ja rekrytointipalveluja).

Esimerkit opinnäytetyöaiheista viritti keskustelua ja tilaisuuksissa syntyi alustavia opinnäyteaiheita ja ideoita.

Osallistujille kerrottiin myös mahdollisuuksista tulla korkeakouluihin pitämään rekrytointitilaisuuksia, yritysesittelyjä sekä luentoja. Kaikissa tilaisuuksissa painotettiin matalan kynnyksen periaatetta, eli jo alustavankin idean tiimoilta kannattaa olla yhteydessä korkeakouluihin.

Jaettiin mukaan otettava A4-kokoinen esite.

Tilaisuuksien loppupuolelle oli varattu aikaa kysymyksille, keskustelulle sekä verkostoitumiselle.

Palaute ja arviointi

Tilaisuuksissa pyydettiin suullista palautetta paikan päällä sekä jälkikäteen osallistujille lähetettiin Webropol-palautekysely. Palautteesta ilmeni, että osallistujat saivat kertomansa mukaan hyvin tietoa kansainvälisistä opiskelijoista ja harjoittelumahdollisuuksista. Konkreettinen esitystapa koettiin kohderyhmän näkökulmaa huomioivana. Erityisesti korkeakoulujen rekrytointikanavista saatua tietoa pidettiin käytännöllisenä. Työnantajien edustajat kokivat, että korkeakoulujen on hyvä jalkautua aika ajoin kentälle jututtamaan työnantajia ja kertomaan erilaisista mahdollisuuksista tehdä yhteistyötä. Osallistujat totesivat palautteessaan, että vaikka yrittäjiä on erittäin vaikea saada lähtemään tilaisuuksiin mukaan, siitä huolimatta yrittäjät toivovat korkeakoulujen yhteydenottoja.

Työnantajaedustajien kommenteista ja palautteista koottiin yhteenveto, joka välitettiin jälkikäteen korkeakoulujen yhteyshenkilöille sekä tässä tapauksessa matkailun koulutusohjelmavastaavalle.

Jatkotoimenpiteet

Tilaisuuksien myötä saapuneet harjoittelupaikkatarjoukset sekä sesonkityöpaikkailmoitukset välitettiin eteenpäin korkeakoulujen yhteyshenkilöille.