Askel asiantuntijaksi

Käsikirja yritysprojektikurssin toteuttajalle

4.3 Viestintä

Viestintävastuut ja viestintätavat on hyvä sopia selkeästi heti ensimmäisessä projektitapaamisessa.

  • Toimiva viestintä tehostaa työskentelyä ja tekee tiimityöstä antoisaa kaikille.
  • Kommunikaation heikkous (esim. pelkkä sähköpostiviestintä) laskee nopeasti työmotivaatiota, jolloin tiimi hajoaa helposti eikä lopputulos tyydytä.
  • Kutakin opiskelijatiimiä varten nimetään yksi yhteyshenkilö yrityksestä sekä yksi ohjaava opettaja.
  • Opiskelijatiimi valitsee viestintävastaavan, joka hoitaa ryhmän viestinnän ulospäin ohjaajille ja toimeksiantajalle. Ryhmän keskinäisestä viestintätavasta opiskelijat sopivat keskenään. Opiskelijaryhmä voi myös tarpeen mukaan jakautua alaryhmiin, jos se on projektityöskentelyn kannalta mielekästä ja helpottaa kommunikointia (esim. puhelimitse).
  • Yrityksen tietoturvakäytäntö rajoittaa viestintää! Facebook ym. sovelluksia voi usein käyttää vain esim. tapaamisten sopimiseen, mistään toimeksiantoon liittyvästä ei saa viestiä sosiaalisessa mediassa ilman toimeksiantajayrityksen suostumusta.
  • Etäviestinnästä jää helposti pois sanaton viestintä. Ideaalitapauksessa viestinnässä yhdistetään erilaisia kanavia – videopuheluita, verkkokeskustelua, sähköpostia, yhteistä työpöytää (Google Docs ym.) ja Doodlea tapaamisten sopimiseen. Sähköposti on tuttu ja helppo väline, mutta koska sähköpostia tulee todennäköisesti paljon, tärkeät viestit voivat hukkua tulvaan.
  • Opiskelijoiden kannattaa pitää pöytäkirjaa tiimin tapaamisista. Tapaamisia varten on tiimin hyvä laatia asialista etukäteen. Nämä jäntevöittävät työskentelyä ja myös motivoivat ryhmän jäseniä. Lisäksi ohjaajat voivat lukea pöytäkirjoja seuratakseen, miten työ etenee.

Esimerkki:

HAAGA-HELIAssa on saatu hyviä kokemuksia siitä, että opiskelijaryhmä on sopinut epävirallisesta ”kahvitauosta” tiettynä päivänä ja kellonaikana. Tällöin ryhmä pitää Skypen välityksellä yhteisen kahvitauon. Näillä epävirallisilla kahvitaukokeskusteluilla on ollut positiivisia vaikutuksia ryhmän dynamiikkaan ja toimintaan.

 
 

 

 
  Guidebooks